Google Dokumentumok

A Google dokumentumok (http://docs.google.com) egy webalapú irodai alkalmazáscsomag, mely táblázatkezelőt, szövegszerkesztőt és prezentációkészítőt is tartalmaz. Táblázatokat, dokumentumokat és bemutatókat lehet vele létrehozni és szerkeszteni online, egyszerre akár többen is, valós időben. Sajnálatos módon kevesen ismerik és használják, pedig igencsak hasznos lehet. Használatához kell egy webböngésző, és internetkapcsolat. Nagyjából ennyi. A szolgáltatás teljesen ingyenes, akinek van Google fiókja, bátran igénybe veheti.

A Google Dokumentumokba feltöltött fájljaim egy része

Miért érdemes használni?

Először is: ingyenes. Egy forintot nem kell áldoznunk irodai szoftvercsomagra. Bár eléggé fapados az offline szoftverekhez képest, arra, amire legtöbben egy Wordöt használnak (pl. megírni egy levelet, egy egyszerűbb, szövegekben bővelkedő könyvet, vagy egy blog-bejegyzést) tökéletesen megfelel.

Másodsorban: online. Nagyon jó, hogy az itthon elkezdett dokumentumot a munkahelyen folytathatom, nem kell azt emailen elküldeni, vagy pendrive-ra menteni. Jó, hogy itthon már a folytatott munka vár. Kényelmesen lehet haladni a munkával, ráadásul még a mentésre sem kell figyelni, mert automatikusan ment a rendszer mindent a szerverre, nagyon kényelmes használni. (Amint észleli, hogy pár másodpercig nem gépelünk, elmenti az anyagot. Ügyes megoldás.) A PDF-fájlba való mentés lehetősége pedig egyenesen fantasztikus, főként, hogy mind szöveges dokumentumnál, táblázatkezelőnél és prezentációnál is használható.

Harmadrészt: többfelhasználós. Lehetőség van egy dokumentumon valós időben többen, egyszerre dolgozni, így azonnal látható, ki mit változtatna, mit írna másképpen. Igazi csoportmunka, a felhasználók közösen dolgozhatják ki egy új projekt részleteit, vagy egy-egy fejezetet is megírhatnak egy könyvből - mindezt nem kell a munka végén egy dokumentumba összerendezgetni, hiszen mindenki egy dokumentumon dolgozik végig. Már munka közben is jól látható a mű váza, az, hogy hogyan fog kinézni.

Dolgozzunk össze!

Milyen hiányosságai vannak?

Először is: a szolgáltatás használatához internet-kapcsolat kell. Nyilván, hiszen online, ezt nem is negatívumként említem meg, viszont előfordulhat, hogy nincs net, mert a szolgáltató éppen karbantart, vagy viharkárok miatt minden kábel elszakadt a környéken, és a javítás több napot is igénybe vehet. Ebben az esetben más kapcsolat (mobil) után kell nézni, esetleg távoli gépeket kell használni - egyik megoldás sem tökéletes, ráadásul valami kellemetlen érzés vesz erőt a felhasználón, amikor a feltöltött anyagait nem tudja elérni akkor, amikor éppen kell.

Másodsorban: a biztonság. Mivel nem lehetséges titkosított kapcsolaton keresztül kommunikálni a Google Dokumentumok szerverével, ezért ha valaki komolyabban használja a szolgáltatást, megeshet, hogy kémkedés áldozatává válik. Az átvitt adatcsomagok a szerver és a felhasználó között ugyanúgy lehallgathatóak, mint pl. egy e-mail, vagy egy chaten történt beszélgetés. Engem már maga a gondolat is feszélyez kissé, hogy nem az én gépemen, hanem egy másik országban lévő szerveren tároljam az adataimat. Mi van, ha földrengés lesz, vagy elmossa a szervertermet az ár? Nyilvánvalóan vannak biztonsági megoldások is erre a kérdésre, de mondjuk tíz évnyi munka elvesztését nem biztos, hogy egy vis maiorra való hivatkozást követő elnézéskéréssel el tudnék felejteni. Mi van, ha valaki egész egyszerűen kíváncsi lesz? Csak egy felhasználónevet és egy jelszót kell ellopnia, és máris lát mindent. (Az otthoni gépét azért mindenki jobban védi.)

Harmadrészt: a nyomtatás. Egy megírt dokumentumot az esetek nagy részében nyomtatni kell, erre pedig a Google Dokumentumok nem alkalmas teljeskörűen. Oldaltörések, hasábok és egyebek beállításait nem tudjuk olyan szinten szabályozni, mint egy offline szoftverben (vagy teljesen hiányoznak ezek a lehetőségek).

Mire használható mégis a Google Dokumentumok?

Véleményem szerint olyan dokumentumok tárolására tökéletes, amelyeknek nincs túlzottan nagy formázási igénye (legyen az szöveges dokumentum, táblázat, vagy prezentáció) és amelyek nem tartalmaznak kényes személyes adatot. Pl. az összes tananyagomat, dolgozatomat és prezentációmat el tudnám képzelni egy ilyen környezetben, így megszűnne az állandó pendrive-hurcolás, óra előtt letölteném ami kell és kész. Ehhez azonban nagyobb kompatibilitásra lenne szükség a már meglévő rendszerekkel, hiszen feltöltéskor pl. az Excel-táblák formázásai igencsak megsínylik a dolgot - ez nem is volna annyira gáz, ha nem éppen egy olyan mintafájlt "alakítana át" egyedivé a rendszer, ami pont az Excel formázási lehetőségeit oktatná. Jól jöhet továbbá azoknak is a rendszer, akik sokat dolgoznak csapatban, és fontos, hogy egy dokumentumot többen tudjanak szerkeszteni. A Google Dokumentumok használatával egy csomó installálástól és konfigurálástól menthetik meg magukat.